Skip to main content

Controlling finansowy jest narzędziem ułatwiającym zarówno długoterminowe planowanie jak i podejmowanie codziennych decyzji biznesowych w firmie. Dzięki niemu możliwe jest monitorowanie i optymalizacja kosztów, planowanie budżetu oraz kontrolowanie płynności finansowej. Wdrożenie controllingu finansowego w małej firmie może wydawać się skomplikowane, natomiast wcale nie musi wiązać się z dużym nakładem czasu czy środków finansowych. Już wprowadzenie niewielkich zmian może dać komfort w codziennym zarządzaniu biznesem.

Krok 1: Analiza potrzeb i planowanie

Pierwszym krokiem we wdrożeniu controllingu finansowego jest dokładna analiza potrzeb firmy. Należy określić jakie metryki są najważniejsze dla decydentów i w jaki sposób chcą patrzeć na biznes. Jeżeli firma zajmuje się świadczeniem usług kosmetycznych lub weterynaryjnych ważna będzie marża w podziale na konkretne lokalizacje, w których świadczone są usługi. W przypadku biznesu produkcyjnego będziemy analizować marżę dla określonej grupy produktów lub kanałów sprzedaży, natomiast dla firmy realizującej długoterminowe projekty najważniejsze będzie spojrzenie na rentowność każdego projektu z osobna od momentu kiedy były ponoszone pierwsze wydatki. Innym podejściem może być patrzenie na rentowność w podziale na klientów. Nie każdy przedsiębiorca posiada narzędzia usprawniające analizę finansową, ale każdy przedsiębiorca wie dokładnie które elementy chciałby analizować i od tego warto zacząć.

Identyfikacja źródeł danych

Zanim przejdziemy do przygotowania listy wskaźników efektywności oraz innych parametrów, które chcemy analizować warto przeanalizować jakie dane zbiera nasza firma. Każda firma niezależnie od prowadzonej działalności zbiera informacje o fakturach, przelewach, płatnościach za wynagrodzenia czy podatki. Te informacje są zbierane i przetwarzane przez księgowość i następnie wprowadzane do systemu księgowego. Tak więc to właśnie księgowość (niezależnie czy zewnętrzna czy wewnętrzna) jest pierwszym i podstawowym źródłem danych z którego możemy uzyskać informacje zarówno o ogólnej wartości przychodów czy kosztów, poprzez podział na poszczególnych dostawców i odbiorców aż do poziomu konkretnej faktury, przelewu, paragonu itp. Warto uzyskać dostęp do tych danych i na ich podstawie przygotować pierwsze spojrzenie na dane finansowe spółki.

Kolejnym źródłem danych mogą być wewnętrzne systemy zbierające dane operacyjne np. systemy do obsługi sprzedaży, które zbierają informacje o wartości sprzedaży w podziale na kategorie produktowe i wolumen.

Określenie celów

Następnie należy określić cele, jakie firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu controllingu finansowego. Cele te mogą obejmować poprawę rentowności, lepszą kontrolę kosztów, zwiększenie płynności finansowej czy poprawę procesów budżetowania. Określenie celów pozwoli na skoncentrowanie się na najważniejszych aspektach controllingu finansowego i ułatwi planowanie kolejnych kroków.

Przygotowanie pierwszego spojrzenia na biznes

Po zidentyfikowaniu źródeł danych warto opracować listę parametrów, które chcemy i jesteśmy w stanie analizować i monitorować. Następnie w oparciu o taką listę będziemy mogli przygotować m.in. raport zarządczy – zawierający wartości i wskaźniki dla okresu historycznego (np. dla ostatnich 12 miesięcy) oraz budżet na kolejny kwartał czy rok. Pamiętajmy jednak, że dobrą praktyką jest zachowanie spójności (w podziale na grupy kosztów czy segmenty działalności) pomiędzy budżetem a zestawieniem zarządczym, co znacznie ułatwi analizę.

Identyfikacja obszarów wymagających poprawy

Aby controlling finansowy spełniał swoją rolę należy zidentyfikować obszary, w których występują największe problemy, takie jak trudność w kontrolowaniu kosztów, brak możliwości analizowania marż dla konkretnych segmentów działalności czy problemy z płynnością finansową. Szczegółowa analiza pozwoli na określenie, w jakich obszarach controlling finansowy może przynieść najwięcej korzyści i które elementy wymagają zmiany w pierwszej kolejności. Najczęstszym pierwszym krokiem jest zadbanie o jakościową informację z księgowości dzięki dopracowaniu planu kont.

Księgowość wprowadzając informacje do systemu księgowego, księguje konkretne zdarzenia na kontach, czyli ujmuje je w ramach poszczególnych kategorii. Jeżeli na przykład następuje sprzedaż naszej usługi, wystawiamy klientowi fakturę, która następnie jest wprowadzana do systemu księgowego z jednej strony jako przychód i po drugiej stronie jako należność (jeśli faktura nie została jeszcze opłacona). Jeśli przedsiębiorca chciałby żeby poszczególne faktury były ujmowane np. w ramach różnych segmentów działalności, wówczas księgowość w ramach konta, na którym księgowane są przychody będzie musiała utworzyć dodatkowe kategorie. Podobnie sytuacja wygląda w obszarze kosztów, jeśli chcemy żeby konkretne koszty można było łatwo analizować w podziale na dostawców, warto ustalić z księgowością podział faktur kosztowych pomiędzy konkretne kategorie, np. w podziale na realizowane projekty lub segmenty działalności. Tak przygotowane dane, po wyeksportowaniu z systemu księgowego będą od razu przypisane do odpowiednich kategorii i dzięki temu łatwiej będzie można je analizować i na ich bazie przygotować konkretne zestawienia czy wskaźniki.

Krok 2: Wybór odpowiednich narzędzi i technologii

Kolejnym krokiem jest wybór narzędzi i technologii, które będą wspierać procesy controllingu finansowego w firmie. W małych firmach często ograniczone zasoby finansowe i ludzkie mogą stanowić wyzwanie, dlatego ważne jest dobranie odpowiednich rozwiązań, które będą efektywne i łatwe w użyciu.

Oprogramowanie do controllingu finansowego

Na rynku dostępne są różnorodne programy do zarządzania finansami, które mogą wspierać controlling finansowy. Wybierając oprogramowanie, warto zwrócić uwagę na jego funkcjonalności, łatwość obsługi oraz koszty. Małe firmy mogą korzystać z takich narzędzi jak Excel, który pozwala na tworzenie zaawansowanych arkuszy kalkulacyjnych dostosowanych do potrzeb firmy. Przygotowanie modelu controllingowego w Excelu wymaga jednak nie tylko wiedzy ale także umiejętności i może się wiązać ze żmudnym procesem comiesięcznej aktualizacji danych. Dlatego warto zastanowić się nad rozwiązaniami, które automatyzują nie tylko analizę danych ale też aktualizację nie wymagając dużego zaangażowania po stronie użytkownika.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów finansowych może znacznie ułatwić wdrożenie controllingu finansowego. Automatyczne generowanie raportów finansowych, śledzenie wydatków i przychodów oraz prognozowanie przyszłych wyników pozwala na oszczędność czasu i zmniejszenie ryzyka błędów. Przygotowując formuły obliczeniowe w Excelu łatwo się pomylić dlatego warto korzystać z rozwiązań automatycznych.

Krok 3: Monitorowanie i dostosowywanie procesów

Po wdrożeniu controllingu finansowego ważne jest, aby na bieżąco monitorować efektywność wdrożonych rozwiązań oraz dostosowywać procesy w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby firmy i warunki rynkowe.

Regularna analiza wyników

Należy regularnie analizować wyniki finansowe firmy oraz oceniać skuteczność wdrożonych procesów controllingu. Analiza powinna obejmować zarówno aspekty finansowe, jak i operacyjne, aby uzyskać pełny obraz sytuacji firmy. Regularna analiza wyników pozwala na wczesne wykrywanie problemów oraz podejmowanie odpowiednich działań naprawczych. Jeżeli spółka pozyskała finansowanie zewnętrzne i jest zobowiązania do raportowania wyników i wskaźników finansowych raz na kwartał, bieżące monitorowanie tych parametrów to konieczność. Zdecydowanie łatwiej jest zarządzić problemem, kiedy wiemy o nim z odpowiednim wyprzedzeniem.

Dostosowywanie procesów

W miarę zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb firmy, konieczne może być dostosowywanie procesów controllingu finansowego. Należy być elastycznym i gotowym do wprowadzania zmian w strategii zarządzania finansami, aby zapewnić długoterminową stabilność i rentowność firmy. Dostosowywanie procesów może obejmować modyfikację budżetu, zmiany w strukturze kosztów czy wprowadzenie nowych narzędzi do analizy finansowej. Nie bójmy się wprowadzać zmian, dobrą praktyką jest dokładna weryfikacja i dostosowywanie budżetu raz na kwartał. Podobnie jest w obszarze planu kont. To naturalne, że w ciągu roku pojawiają się nowe grupy usług, nowe projekty czy produkty. Warto na bieżąco współpracować z księgowością i dostosowywać plan kont do zmieniającego się modelu biznesowego.

Controlling finansowy – a może dla nas za wcześnie?

Celem działania firmy jest generowanie wartości dla jej właścicieli. Dlatego tak ważne jest świadome podejmowanie decyzji finansowych od samego początku prowadzenia biznesu. Controlling nie musi wymagać rewolucji, powinien raczej ewoluować i rosnąć razem z biznesem. Warto pamiętać o tym, że im później wprowadzimy controlling do przedsiębiorstwa, tym więcej pracy będziemy musieli wykonać i tym więcej środków będziemy musieli przeznaczyć. Dlatego warto zacząć od podstaw i następnie rozwijać narzędzia i procesy zgodnie z potrzebami.

Podsumowując, controlling finansowy jest nieodłącznym elementem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki niemu możliwe jest nie tylko monitorowanie wyników finansowych, ale także planowanie i optymalizacja działań, które prowadzą do zwiększenia efektywności i rentowności firmy. Pomimo wyzwań związanych z wdrożeniem, controlling finansowy przynosi wymierne korzyści, które przyczyniają się do długoterminowego sukcesu i stabilności finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki nowoczesnym technologiom i narzędziom informatycznym możliwe jest skuteczne zarządzanie finansami firmy, co pozwala na szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i wykorzystanie pojawiających się szans rozwojowych. Controlling finansowy jest więc kluczem do sukcesu każdej firmy, która chce osiągnąć trwałą przewagę konkurencyjną i stabilność finansową na rynku.